Een goede basis voor een gezond personeelsdossier

Zaterdagmorgen de caravan weer van stal gehaald! Elk jaar een heerlijk gevoel wanneer de caravan weer achter de auto hangt. Het begin van de voorpret om, na de nodige voorbereidingen, weer langzaam af te zakken naar het zuiden.

Maar voordat we vertrekken toch altijd even checken. Ja, we komen uit Nederland! De gasfles, waterkraan, wc, bandenspanning, grondzeil, etc. Het hoort allemaal bij de voorpret! Een goed begin is het halve werk. Waar ik wel een klein beetje (of misschien wel heel erg veel) een hekel aan heb, is de checklist. Inmiddels is de checklist een feit, na onder andere haringen en de slaapzakken een aantal keren te zijn vergeten.


Heerlijk! We gaan weg en ik weet zeker dat het goed is geregeld!


Misschien heeft u stiekem ook de behoefte aan een checklist. Alleen om diverse redenen kiest u er nog steeds voor om de voorbereidingen snel en zonder checklist uit te voeren. Gaandeweg komt u er achter dat de arbeidsethos van de net aangenomen werknemer niet helemaal overeenkomt met uw persoonlijke opvatting als het gaat om de juiste arbeidsethos.

Tja en nu? Vergelijkbaar met de vergeten tentharingen of de slaapzakken die nog steeds klaarliggen op zolder?

Wanneer we op vakantie gaan dan worden er aardig wat zaken van te voren geregeld. De vakantiestemming wordt bepaald en de gewenste accommodatie wordt vastgelegd. Reisverzekering en eventuele annuleringsverzekering worden geregeld. Geen verrassingen dit jaar.

Personeel en risico’s: zorg voor een gezond personeelsdossier

Als het gaat om personeel en de daarbij komende risico’s wilt u toch ook de zaken van tevoren  geregeld hebben? Aan de hand van de volgende stappen heeft u een goede basis voor een goed (digitaal) personeelsdossier.


  1. Identificeren van een nieuwe werknemer

  • Verificatieplicht, controleer het identiteitsbewijs van werknemers op echtheidskenmerken en geldigheid.
  • Bewaarplicht, maak zelf een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar deze in de administratie.
  • Zorgplicht, wijs uw werknemers er op dat zij zich altijd met een geldig legitimatiebewijs moeten kunnen legitimeren.
  1. Opgaaf gegevens voor de loonheffingen

Gebruik hiervoor het formulier ´Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de Belastingdienst. Deze dient door de weknemer te zijn ondertekend.

  1. Schriftelijke vastlegging

U bent als werkgever verplicht om binnen een maand na aanvang van de dienstbetrekking een aantal zaken (naw gegevens, duur van de overeenkomst, etc.) schriftelijk aan de werknemer te verstrekken. Het is echter sterk aan te bevelen om de arbeidsovereenkomst schriftelijk te zijn overeengekomen voordat de werknemer begint met zijn werkzaamheden binnen uw onderneming.

  1. Bedingen die alleen schriftelijk kunnen worden overeengekomen

Bepaalde arbeidsvoorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk zijn overeengekomen, bijvoorbeeld de proeftijd en het concurrentiebeding.


Twee extra aandachtspunten bij vakantiekrachten

Nog twee aandachtspunten die – met het oog op de vakantie – ook belangrijk kunnen zijn bij vakantiekrachten bijvoorbeeld.

Minderjarige werknemer

Vanaf 16 jaar kan de minderjarige zelfstandig een arbeidsovereenkomst sluiten. Een minderjarige jonger dan 16 jaar heeft voor het sluiten van de arbeidsovereenkomst de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordigers nodig.

Toepasselijke cao

Als op de arbeidsovereenkomst een cao van toepassing is, wordt de contractvrijheid beperkt. Als er sprake is van een standaard-cao mag daarvan in de arbeidsovereenkomst niet worden afgeweken. Als er sprake is van een minimum-cao mag daar alleen in het voordeel van de werknemer worden afgeweken.


Bent u op vakantie dan kunt u altijd te maken krijgen met uitzonderlijke gevallen, zoals een bosbrand, een dubbel geboekte accommodatie, noem maar op. In deze gevallen kunt u altijd een beroep doen op de ANWB.

Met uw personeel kunt ook te maken krijgen met uitzonderlijke situaties waar u zelf geen grip meer op heeft. Neem in dit geval een betrouwbare partner in de arm zodat u in deze situaties op de juiste wijze wordt bijgestaan.

Samen verder met Visser & Visser? Kijk eens op https://www.visser-visser.nl/hrm-salarisadministratie
Een goede vakantie!