Smarter reports: op weg naar een betere beslissing

Als je ondernemers in het mkb vraagt welke rapporten zij het meest gebruiken voor het bewaken van de prestaties, dan komen daar heel wat verschillende antwoorden uit. Unieke bedrijfsdoelstellingen hebben immers invloed op het besluitvormingsproces en dus de benodigde gegevens (data) om beslissingen te nemen. Echter, de meeste bedrijven vertonen de “80-20 regel”: 20% (of minder!) van de rapporten die het bedrijf maakt zijn voor 80% (of meer!) van invloed op de performance monitoring en besluitvorming. Lees in dit blog hoe smarter reports u op weg helpen naar een betere beslissing.

Wat zijn voor u de top-5 rapporten die een “high-level” overzicht bieden van de voortgang van uw organisatie? Een aantal klassiekers:

  1. De winst- en verliesrekening met alle typische dimensies (realisatie huidige maand, vorige maand, vorig jaar, de begroting, year-to-date, etc.);
  2. De balans met de staat van baten en lasten;
  3. Een cashflow overzicht of kasstroomoverzicht voor de planning van uw liquiditeit;
  4. Een managementsamenvatting, dat de belangrijkste aspecten van uw onderneming beschrijft;
  5. Een KPI-scorecard of BSC (balance score card) die doelstellingen vertaalt naar concrete key performance indicators (KPI’s);
  6. De top-50 verkooporders in de huidige maand;
  7. Een betalingsoverzicht met daarin de grootse betalingen deze maand;
  8. De rapportage ouderdomsanalyse debiteuren dat een overzicht biedt van alle openstaande posten.

Toegevoegde waarde zichtbaar maken

Zomaar wat voorbeelden. Ik ga ervan uit dat u ook een set van ‘favoriete’ rapportages heeft om de bedrijfsdoelstellingen te controleren. Alleen het maken en bijhouden van rapportages is echter niet voldoende. De toegevoegde waarde wordt pas zichtbaar als een organisatie in staat is om de gegevens te analyseren en op een juiste manier te interpreteren. Met interpreteren bedoelen we dat uw mensen de juiste beslissingen nemen om doelstellingen, processen en activiteiten bij te sturen, verbeteren of te veranderen. Daarom wat vervolgvragen:

  • Bent u in staat deze rapporten snel ter beschikking te hebben als onderdeel van een geautomatiseerd proces? Of is het nog een handmatige en tijdrovende klus om de gegevens te verzamelen, aan te passen en rond te sturen?
  • Bent u in staat te volgen wie de rapportages doorneemt en de reactie hierop vast te leggen? Of worden ze doorgaans voor kennisgeving aangenomen en hoort u er verder niets meer van?
  • Als er een afwijking van een vastgestelde norm (treshold) is, kunt u een verplichte toelichting afdwingen of voorgenomen acties vastleggen en blijvend monitoren?

Ik hoop dat deze vragen u uitdagen het analyse- en rapportageproces te verbeteren en te automatiseren. De toegevoegde waarde kan worden gemeten aan de hand van tijdige en snellere beslissingen, doordat u, veel sneller dan ooit, problemen kunt zien, nieuwe mogelijkheden kunt identificeren, verbeteracties kunt vastleggen en opvolging kunt monitoren.

Pareto-regel

O ja, en denkt u ook nog eens aan de Pareto-regel, of 80-20-regel, waarmee ik begon. Onze ervaring is dat deze ook opgaat voor de tijd dat het kost om rapportages op te stellen. De eerste 80 procent van de rapportage neemt 20 procent van de tijd in beslag en de laatste 20 procent neemt de andere 80 procent. Natuurlijk moeten rapportages betrouwbaar zijn, maar om in de operatie in te kunnen grijpen is voor ondernemers snelheid en relevantie van het grootste belang. Een enorme uitdaging voor controllers!

De mensen van Refine-IT combineren financiële kennis met verstand van Business Intelligence en allerlei rapportage- en analyse tools. We weten hoe je data kunt ontsluiten, en hoe je ervoor zorgt dat financiële brondata correct (betrouwbaar) in uw bedrijfsrapportages belanden.