Medici en gemeenschappelijke kosten: hoe gaat u hiermee om?

Medici die samenwerken maken vaak gezamenlijke kosten. Denk bijvoorbeeld aan een gemeenschappelijke secretaresse of receptioniste in een praktijk van samenwerkende huisartsen, die werkzaamheden verricht voor iedere huisarts die bij de praktijk aangesloten is. De loonkosten zijn gemeenschappelijke kosten. Bij het verdelen van die kosten bestaan btw-risico’s. Lees in dit blog hoe u als medicus omgaat met gemeenschappelijke kosten.

Medicus en gemeenschappelijke kosten

In de praktijk wordt vaak gebruik gemaakt van een zogenaamde kostenmaatschap om de kosten te verdelen. Echter, als de maatschap alleen wordt gebruikt om kosten te verdelen is dat ‘oneigenlijk gebruik’. Een maatschap is namelijk een overeenkomst tussen twee of meer personen met het doel om het ontstane voordeel met elkaar te delen. De term ‘kostenmaatschap’ bestaat voor de btw niet en is in feite een verwarrend begrip.

Ook de Belastingdienst kan vinden dat het doorbelasten van de kosten aan de maten binnen de kostenmaatschap een prestatie tegen vergoeding vormt. De bedragen die de maten aan de kostenmaatschap betalen worden niet als een voor de btw onbelaste kapitaalstorting aangemerkt, maar als een vergoeding voor verrichte diensten waarover btw moet worden betaald.

U kunt hier mogelijk onder uitkomen met de kleine ondernemingsregeling (KOR). Als medici natuurlijke personen zijn en de jaarlijks verschuldigde btw minder is dan € 1.345 kunt u op basis van KOR een verzoek indienen bij de Belastingdienst om af te zien van administratieve verplichtingen.

Kosten voor gemene rekening

Een beter alternatief om de gemeenschappelijke kosten te verdelen is om één van de partijen de kosten te laten dragen en deze daarna volgens een vaste verdeelsleutel door te belasten. Deze is van tevoren vastgesteld en de verdeling gebeurt zonder winstopslag. Van belang is dat ook degene die de kosten omslaat een deel van de kosten zelf draagt. Als aan deze voorwaarden is voldaan is geen reden tot btw-heffing. Het principe van kosten voor gemene rekening kan zowel voor personeelskosten als voor overige (algemene) kosten toegepast worden.
Overeenkomst gemene rekeningPOT-overeenkomst

Een andere mogelijkheid is tot slot het gebruik van de POT-overeenkomst. De medici sluiten dan gezamenlijk contacten met een langere looptijd. Ieder van de medici is dan dus contractpartij en moet zijn/ haar handtekening plaatsen onder het contract. Dit kan een arbeidscontract zijn maar bijvoorbeeld ook een leveringscontract voor gas, water en licht. Anders dan bij de kosten voor gemene rekening zijn aan de verdeelsleutel geen voorwaarden verbonden en bestaat er dus meer flexibiliteit.

POT overeenkomst

Conclusie

Medici die kosten willen delen zonder btw-heffing, kunnen het beste gebruik maken van kosten voor gemene rekening of de POT-overeenkomst. Groot voordeel van de POT-overeenkomst is dat deze, anders dan bij de kosten voor gemene rekening, een flexibele verdeelsleutel kent. Voor de POT-overeenkomst moeten wel steeds gezamenlijk contracten worden gesloten. De kostenmaatschap, die in de praktijk veel voor komt, brengt btw-risico’s met zich mee.

Wilt u meer weten over accountancy dienstverlening voor de medische branche? Kijk dan op: https://www.visser-visser.nl/branches/medici