Het personeelsdossier: digitaal of papier?

Digitalisering biedt vele voordelen. Nooit eerder stond informatie zo snel en zo makkelijk tot onze beschikking. Nooit eerder konden we informatie zo makkelijk delen of uitwisselen. Nooit eerder zijn ondernemingen zo snel met het analyseren van informatie. Maar, hoe zit dit met het personeelsdossier? Mag alles worden gedigitaliseerd? En kan het papieren dossier dan vervolgens de versnipperaar in? Sta je met een digitale overeenkomst juridisch net zo sterk? In dit blog leest u hoe u om moet gaan met het personeelsdossier: digitaal of papier?

De ballpoint is vervangen door de Stylus. De aktetas door de sleeve. Kolossale archiefkasten staan nog kolossaler op Marktplaats (rubriek: brocante). Het nostalgische gevoel met betrekking tot Pieter Post is exponentieel gestegen. De leus “think before you print” staat alleen nog maar in de geschiedenisboekjes: oftewel de geschiedenis-app. Welkom in het digitale tijdperk!

Privacy en digitale dossiers

Als werkgever bent u gebonden aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De gegevens van uw personeel mogen bewaard blijven tot twee jaar nadat uw medewerker uit dienst is, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn voorschrijft. Belangrijk in dit kader is dat de Wbp van u verlangt dat u passende technische en organisatorische maatregelen treft ter beveiliging van uw digitale dossiers. Als werkgever moet u inzichtelijk hebben wie toegang heeft tot welke gegevens en daarnaast dient u het verwijderen van de dossiers te kunnen garanderen.
het-personeelsdossier-digitaal-of-papier.png

Bewijsfunctie in het personeelsdossier

Documenten in het papieren of in digitale personeelsdossier hebben een bewijsfunctie. Heeft u met een digitaal dossier minder bewijskracht dan met een papieren dossier? In het Nederlandse rechtsstelsel geldt dat de rechter zelf een afweging mag maken of hij het aangeleverde bewijs als doorslaggevend aanmerkt. Hierbij geldt een uitzondering: wanneer sprake is van een authentieke of onderhandse akte dan dient de rechter dit zondermeer als bewijslast te accepteren.


Voorbeeld: arbeidsovereenkomst

Een voorbeeld van een onderhandse akte is de arbeidsovereenkomst. Het papieren origineel waarop zowel de werkgever als de medewerker een handtekening hebben geplaatst, geldt als doorslaggevend bewijs. Bij een digitale kopie staat dit ter afweging van de rechter.


Dus toch het papieren dossier maar bewaren? Dat hoeft zeker niet. Het is wel van belang om de rechter, maar ook instanties als het UWV en de belastingdienst, ervan te overtuigen dat het niet mogelijk is om het digitale document te manipuleren. Er zijn gelukkig genoeg softwaretools voorhanden die u hiermee een handje kunnen helpen.

Wanneer uw organisatie de juiste voorbereidingen treft, staat niets u in de weg om de personeelsdossiers te digitaliseren. Twijfelt u aan de juiste werkwijze: betrek dan uw accountant, het UWV en/of de belastingdienst bij dit proces.

Wilt u meer inzicht in uw HR-beleid? Vul dan de HR-quick scan in!

Visser & Visser HR quick scan