‘Living on cloud nine’: de (on)mogelijkheden van Business Intelligence

‘Living on cloud nine’ betekent zoiets als euforisch blij zijn. Iets dat ik herken als consultant bij onze klanten. Zodra zij besluiten een Business Intelligence-systeem te gaan gebruiken zijn zij dolenthousiast over functionele mogelijkheden. De eerste gesprekken leiden dan ook vaak tot dezelfde vraag: wat kan er allemaal in voor mij en welke rapportages en analyses kan ik allemaal toevoegen?

De (on)mogelijkheden van Business Intelligence

We dansen dan als het ware rond de mogelijkheden die de techniek ons biedt. We vragen om zoveel mogelijk functionaliteiten, KPI’s, rapportages en analyses. Dit onder het motto van “je kunt maar beter te veel hebben dan te weinig”. Het meest makkelijke antwoord is natuurlijk om de klant alles aan te bieden wat mogelijk is. Maar op de lange termijn loop je dan naar mijn idee tegen een probleem aan. Wat te denken van de totale kosten van beheer en gebruik (TCO) en uitbreidingen op allerlei niveaus vanwege businessaanpassingen en omgevingsveranderingen?

Inhoudelijke factoren

Naast deze kostengerelateerde factoren spelen ook inhoudelijke factoren een rol. Het mag duidelijk zijn dat het monitoren van te veel kengetallen zijn doel voorbijschiet – het gaat juist om KPI’s die aansluiten bij de doelstellingen die de organisatie geformuleerd heeft. Bovendien zijn deze nooit statisch, maar dynamisch. In de eerste fase kan de nadruk bijvoorbeeld vooral gelegd worden op kostenbesparing en omzet verhoging – terwijl in een volgende stap het stroomlijnen en verbeteren van de relaties met leveranciers en voorraadbeheer juist belangrijker wordt.

Gebruikers en informatiebehoefte

Voordat we over KPI’s en analyses praten, moeten we daarom eerst kijken naar het type gebruikersgroep die wil werken met BI. Het is belangrijk om in te schatten met welk type gebruikers en hun informatiebehoefte de organisatie te maken heeft. Het internet staat vol met blogs over dit onderwerp, bij RefineIT houden we normaliter vast aan de indeling in drie basis categorieën:

  1. IT specialisten die de BI omgeving beheren. Zij zorgen voor het technisch onderhoud van de BI omgeving zoals beveiliging, autorisaties, back ups en beschikbaarheid.
  2. Business analisten en controllers. Zij analyseren gegevens over allerlei aspecten van het functioneren van de organisatie. BI tools en dashboards bieden hen de mogelijkheid te analyseren en de verborgen relaties en verbanden aan het licht te brengen. Datamining is de term die gebruikt wordt voor het gericht zoeken naar dergelijke verbanden in gegevensverzamelingen. De gevonden verbanden kunnen gebruikt worden om betrouwbare voorspellingen te doen (‘toestand N dreigt’), en/of een signaal te geven dat actie ondernomen moet worden (voorraad wordt te klein, er moet worden bijbesteld).
  3. Business gebruikers. Dit zijn de gebruikers met vaste informatiebehoeften. Zij willen snel beschikken over de juiste inzichten (kengetallen) en hebben minder behoefte aan interactiviteit. Een combinatie van een visueel aantrekkelijk dashboard met automatisch gegenereerde rapporten voldoet aan hun specifieke behoeften.

Business Intelligence

Maximale flexibiliteit

Nadat de gebruikersgroepen gedefinieerd zijn, moeten er keuzes gemaakt worden op verschillende abstractieniveaus. Op het hogere niveau moeten de onderstaande vragen worden beantwoordt. Vanuit de antwoorden hierop kan er worden gestart met de opbouw en exacte inrichting van de BI tool. De uiteindelijke toepassing (ofwel dashboard) kan per gebruikersgroep, en eventueel per gebruiker, worden ingesteld voor maximale flexibiliteit.

  • Cloud: moet managementinformatie beschikbaar zijn in de cloud en hoe waarborg je dan de veiligheid van data?
  • Mobile BI: krijgt iedereen realtime toegang tot data, altijd en overal? Zijn de dashboards en rapportages dan ook werkbaar en afgestemd op het kleine scherm van smartphones en tablets?
  • Interne adoptie: Staan alle neuzen dezelfde kant op? Wanneer niemand binnen de organisatie de dashboards gebruikt, zal de nieuwe manier van sturen ook nooit brengen wat je eigenlijk had verwacht.
  • Self-service: In hoeverre moeten gebruikers zelf grafieken, tabellen en rapporten kunnen maken? Hoe kan IT daarbij op de achtergrond de kwaliteit van de data waarborgen? Immers: ‘’garbage in is garbage out.”

Met onze ervaring in elke industrie, zijn we in staat om inzicht te koppelen aan waardevol advies en dit te vertalen naar acties, en acties aan tastbare resultaten!

Bevatte dit artikel interessante informatie? Deel het dan met je netwerk via één van onderstaande kanalen.